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做外贸的朋友都知道，国外客户如果提出需要到公司来参观一下，一般订单成交的几率很大，所以大家都非常重视外国客户的来访。其实做接待也是很有技巧的，细节上多注意一些就可以给客人留下非常好的印象，为之后的合作多添一分成功的把握。
接下来，就让我们一起准备接待工作。
确定来访日期和行程
一般客户在来访前一个月或者几个月，都会确认大概到访日期，我们需要先查好自己公司的日程安排，确定以下情形后再回复客户：
1、同一日期没有其他客户来访。
2、没有已经订好机票的出差活动。
3、老板和相关同事届时也会在场。若实在无法接待客户，也要委婉地拒绝：
1、实在抱歉，届时我们会在美国参加一个展会，但是某日之前和某日之后，我们都十分欢迎您的到来。
We are glad to know that you would like to visit us, unfortunately we will attend a show in USA from ×××to×××,however, we will be pleased to see you before Aug×××or after Aug×××.
2、实在抱歉，某日我们另有一个约会，一月前就已定好，不太容易推掉，若您不介意的话改在前一天或后一天来我们工厂可以吗？
Unfortunately we will have another appointment on ×××which was set up one month ago, if there is any possibility for us to meet on Aug××× or Aug×××?
3、实在抱歉，我们的老板届时会在外地出差，假如您不介意的话，我将带您参观我们的工厂，并就双方合作进行洽谈（假如对方并没有提出要求老板在场的要求，此话就不必说了）。
I am afraid that my boss will be out of office by then, if you don’t mind, I will be pleased to show you around our factory and have further discussion on future business with you.
4、如果由自己发出邀请，则一定要主动说明自己哪一段时间有空，以免对方选择自己不在的日期来访。
Dear Thomas,
As you mentioned before, you would like to visit us during August, please kindly note that I will be available from Aug×××to×××, if you can visit us by then, let me know without hesitation.
协助办理邀请函
一般客户若是第一次来中国，或者距离上次办理的中国签证已经失效，都需要重新办理签证。通常情况下只要国内供应商提供一份邀请函，签字盖章后以传真件或快递原件的方式发送给对方即可。
偶遇赛事期间或两国双边关系紧张时期，可能需要向对方提供经外经局或外事局盖章批准的正式邀请文件以便其办理签证。
如尼日利亚地区邀请函的办理，外事局会要求提供公司之前与此外商贸易往来的一些单据，建议办理之前可请对方到当地的中国使馆和领事馆了解清楚有关签证手续的相关问题。
以下邀请函模板供参考：
XXXXXCompany
Address:XXXXXXXXXXXX(邀请方)
Invitation Letter
Apr 20th，2010
To whom it may concern:
We would like to inform you that _______ is our important customer in USA and it is necessary to have business dealings & meetings together on various marking & sales matters, herein we invite the following person to come to China:
Full Name:
Nationality :
Passport No:
The visit time is from ____ to ____ in China.
We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.
Best regards
XXXXXX
Position(邀请方信息)
Company:
Signature
Stamp
客户信息评估
1、全面了解客户情况，包括客户的详细联系资料，公司背景、公司实力、经营状况、经营范围，客户此次来访的目的、主要对什么产品感兴趣。还包括外商公司的股份结构、经营现状、技术水平、近三年的资产负债数字等。
2、详细了解外商谈判代表的具体情况，包括年龄、学历、爱好、身体健康状况、他在外商公司中的位置、他在经商履历中的业绩、他对产品订单的兴奋点等等。
3、调查客户公司性质：哪国人？公司在哪？零售还是批发？网站情况如何？主要从事哪些产品？区域市场在哪等等。
4、多了解客人宗教信仰、国家习俗、习惯和喜好、注意细节，对自己所在城市文化以及景点也尽可能多了解，对本国文化当然也应该多了解，客人问时至少也应知道一点。
路线安排及酒店预定
如果自己的公司是客户来访的第一站，则要告诉对方离自己最近的国际机场在哪，如果国际航班所能飞到的机场离本市较远，则可推荐对方先飞去与本市有对接航班的城市，再通过转机来到本市，这样客户可以不必中途提取行李，也不必下飞机后再坐上几个小时的轿车，长途劳顿。
如对方到达地点距离公司的车程不超过3个小时，且在感觉该客户比较重要的情况下，可以安排车辆接送客户。推算客户来访和离开的时间，可以主动询问客户是否需要帮他预订酒店（第一次来访的客户我们不建议为他支付酒店费用）。
在此之前，公司一定要根据客户能承受的价位（三星至五星都要有）、离公司的远近距离（当然是以近为好），与不同酒店签订相关协议（主动打电话到各酒店销售部索要协议即可），然后在预订酒店前需要向客户了解以下细节：
1、人数和房型
一般国外客户不习惯多人住一间，即使为同性，他们也有可能选择一人一间。至于房型，应以King Size大床房为首选，其次才是双人标准间(double bed)。
2、是否吸烟
一般四星级以上的酒店都会把楼层分为吸烟楼层和不吸烟楼层，因此，有必要问清楚客户是否吸烟(smoking floor and non-smoking floor)。
3、价位要求
告诉对方他们都有哪些价位的酒店可供选择，并最好提供相应的网址。在与酒店预订房间的过程中，除复述以上细节外，还需要注意以下几点：
——如果是电话预订，一定要问清楚对方的称呼，以便在对方漏订时能查到责任人。
——告诉对方客户可能到达的时间时，应比实际到达时间再延后两小时，以免因飞机晚点或堵车等原因迟到。
——要求对方提供避开临街的房间。
——如果与销售经理熟识，甚至可以要求对方提供一个免费果盘，以示我们对其的重视。
由于客户不了解各个环节所需时间，所以我们不妨告诉他具体的行程安排，如：
尊敬的某某先生：
关于您某月某日的到访，我们做了如下安排：某日上午10点，我们会开车去机场接您，大约一小时可到达。我们已为您预订了酒店，您稍事休息后，我们将在该酒店一楼用餐。用餐后（约12：30），我们将接您到我们公司（约三十分钟），下午1点至4点间我们将带您参观我们的工厂，并就合作事宜进行洽谈。
之后我们可以带您到附近著名的景点稍作观赏，假如您觉得累的话，我们也可以直接送您回酒店。第二天早上7点，我们的司机会在酒店大堂门口等您，直接送您去机场赶10点的飞机。您看这样的安排可以吗？
Dear×××,
About your visitation dated Aug ×××,we schedule as follows:
-
We will pick you up by car at 10：00 am at ×××airport.
2. By one hour drive，we will arrive at the hotel we booked for you，you can take your time to have a break. Then we will have a small lunch at the lobby of your hotel.
3. At 12：30 pm，we will drive you to our factory and arrive at 1：00 pm.
4. From 1：00 pm to 4：00 pm，we will show you around our factory，let you know all the details about us，discuss on possible business opportunities.
5. At 4：00 pm，we can show you somewhere near which is quite famous scenery here，or if you feel tired，we can drive you back to your hotel.
6. At 7：00 am in the second morning，our driver will wait for you at the lobby of your hotel，and drive you to the airport to take the flight of 10：00 am.
Hope this arrangement is to your satisfaction.