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做外贸，必然会有接待买家的机会。

许多外贸新手苦于缺乏经验，在接待过程中，很可能出现冷场，或说话不合时宜等等小尴尬。外国人有几点谈话的雷区，第一点是政治。我有一个美国朋友，每次参加中国和印度的展会，都会被问及两国关系，美国政治等问题，让他不胜其扰。第二点是种族，我知道在粤语中，外国人被称为“鬼佬”，但请不要这样称呼外商，我们能够听得懂，并且不希望自己被称呼为“鬼”。第三是隐私，不要问外商太多私人的问题，包括年龄、婚姻状况、收入等等。第四是谈论自己太多，外商与供应商交谈，主要是为了促成合作，所以请专注于生意，多介绍公司与产品。

下面列出几个常用场景，供大家参考。

1．接机

采购商前来中国的公司参观，一般都是乘坐了好几个、甚至十几个小时的航班，下飞机时会十分疲劳。接机的供应商可以展现出无微不至的关心，譬如准备一瓶矿泉水给客人等等。

接机时可以谈论的几个话题：

How was your flight

问类似于这样的问题，使用开放式的问句，例如“how”、“what about”，这样可以让采购商打开话匣子。如果使用封闭式问句，例如“Are you tired”，很可能就会被一个“Yes”结束了谈话。

How was the weather in …(city the guest flying from)

Have you ever been to this city before

接下来，可以介绍一下该地的风景名胜，诚邀采购商去参观。

Welcome back!

对于从前来过此地的客人，可以介绍一下该地的新变化。

How often do you come to China

I've been to….谈论一下共同去过的地方。

介绍自己和公司。

2．商务宴请

曾经有一位中国合作伙伴请我与一位朋友吃饭，席上有牛蛙。这一位朋友从来没有吃过牛蛙，于是就问这是什么，合作伙伴说，是鸡肉。于是那位朋友欣然下箸。他吃着吃着就产生了怀疑，为什么鸡肉里头会有细细小小的骨头呢？于是饭后，在返程的车上，他问我说，刚刚我吃了什么？我告诉他是牛蛙，于是他停下车，推开车门就吐了。

在商务宴请时，要先向外商介绍菜肴，许多外国人有饮食的禁忌和偏好，还有会导致过敏的食物。让他们完全了解即将入口的是什么，这是对他们的尊重。此外，在商务宴请中，首先要介绍团队的每位成员，譬如说：“这位是XXX主管，他主要负责XXX”，“这一位是我的助理，她将协助我们XXX”等等，这使得团队中的分工明确，同时，也加强了彼此间了解。通常在点完餐以后，就可以开始讨论公务了。

3．展位接待

我们都知道，在展位上接待买家时，需要站在展位之前，积极迎上去，主动招呼表露出交谈兴趣或采购意向的买家。

另一种常见情况则是，当业务员在与买家交流时，又有人走进了展位。这时应该怎样才能兼顾两位或多位客户呢？礼貌的做法是：先与正在交谈的买家道歉，表示需要去招呼一下那位新客人。然后，拿一本产品图册给新客人，请他先了解一下公司和产品，如果有需要，会立刻过来为他服务。之后再回到最先交谈的客户那里，继续交流。

情景：

对先来的客人：Excuse me, sir. I'm just going to ask her if she needs any help. I'll be right back.

对后到的客人：Good afternoon. How are you doing What can I do for you Oh, you are looking for xxx. Sure I will be delighted to help you. Let me get you a catalog. I'm just helping a client.

还有一种常见情况是参展时通常会遇上的，在业务员吃午饭的时候，采购商造访了展位。这时需要注意的是：一定要把手擦干净，以避免让采购商握上一只油腻的手。另外，要把口中的食物咽下去再开口说话，切记不要一边嚼着食物一边与采购商聊天，不礼貌事小，饭菜喷出来可就尴尬了。