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参展前,如何邀请老客户前来展位参观|云通关微课堂
 
 

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“对于展前的准备工作,我们会告诉所有在网上认识的客人,我们要参加广交会了,并说明我们的展位位置。其实不管买家是否到展会现场,但是告诉客户我们参加广交会本身,就等于是在说明我们的实力,起码在海外买家的眼中是这样的。”这是佛山高尔顿公司总裁钟石军谈及参展前的一项重要工作。

邀请客户前来参展,有简单的5个步骤:


 

1. 展会前半月,隔天邮件邀请客户(告知具体展位位置); 


 

2. 展会前半月,电话联系重点客户时,顺带问下客户是否会前来展会; 


 

3. 问客户是否确定前往展会的日期,是否需要帮忙安排行程; 


 

4. 展会前一个星期,电话、邮件、短信联系客户,告知展位位置,并告知自己的联系方式,并尽量要客户到时候提供中国号码,方便联系,再次同客户确认前来展会具体日期; 


 

5.展会上,在与客户约定好的日期客户没有出现,可以再次电话联系客户,尽力将客户邀请到展厅。 


 

邀请客户前来参观时也会有两种情况:有展位和没展位。


 

1. 有展位:


 

要提前一个月左右,询问客户是否参展,邀请客户过来,邮件邀请的同时不要忘了突出几款新款或者是客户感兴趣的产品,这样才会加大客户过来的机率,才会更能吸引客户过来。

 

当然邀请客户不是简单的发邮件就可以了,有些时候,电话来得实际些,因为这段时间肯定也会有很多同行给客户邮件邀请客户过来,那要怎样才能够让客户记住你呢?拿起你的电话跟客户聊聊天吧,关心关心客户,例如可以问客户是否需要帮忙订酒店、安排行程等,让客户觉得你很温馨,很会关心他人,那他到时候过来的机率又加大了。


 

如果你的客户给你回复,表示要来参观,那么你需要与确定来的客户预约好日期和时间。在客户来观展之前要做好准备,资料要准备好,包括客户提到的产品价格、性能、特点等,收集客户目前使用产品的反馈和对产品新需求的了解,准备如何应对客户的投诉和回答客户的问题、建议。


 

展中安排专人接待,征求老客户对产品/服务的反馈,倾听客户对市场改进的建议,了解和挖掘客户新的合作需求,介绍新产品和服务。在老客户提出一些问题的时候,我们必须要马上回答,如果不能当场回答就要承诺在一定的时间内给予客户答复。切记为老客户的来访准备一份特别的礼品。


 

2. 没有展位:


 

没有展位的供应商确实会有点影响,但是也不是绝对的,只要你功夫做全了、做到位了。你一样可以客似云来。

 

没有摊位的工厂一样要努力提前一个月问客户是否过来,是否有什么需要帮忙,订房、订机票等等我们力所能及帮到客户的事情。

 

然后有过来的就告知客户办公室、工厂地址,问客户什么时候方便过来,用公司的新产品,优惠产品,或者客户感兴趣的产品继续吸引客户。另外就是必须做到密切保持跟客户联系。做好跟客户的导航工作,所以手机里要有个导航软件,这样客户问路时,方便作答。


 

写邀请函时的注意事项


 

发送对象:与贵司成交过订单,还包括之前曾经与你联系过、询问过相关产品的意向客户。


 

1. 不要千篇一律


 

有些工作人员会上网找一些范文,全篇照抄,然后只改动一下名字和展会的地址,就完成了任务。其实这样会显得没有诚意。客户不仅仅是只跟一家公司做生意,邀请函可不止收到一封,类似的范文他可能已经见过几百遍了,这样的邀请函缺乏吸引力。如果能针对客户写一些诚意十足的文字,在文中对客户致以问候,尤其是能在文中提一下跟该客户上次的谈话细节,更能加深对方的印象。这样才是一份好的邀请函。


 

2. 附上交通路线


 

在邀请函中附上交通路线。尽管客户可能已经参观过很多次这样的展览了,他对展馆的地理位置十分的熟悉,但是如果参展商能在邀请函中附上交通路线,则会显得亲切细心。比如像琶洲展馆,一到广交会,周围的交通就十分拥堵。如果客户是开车来的话,可能会在路上耽搁不少的时间。若参展商在信函中告知客户“为了防止出现塞车,耽搁您的时间,建议您可将车停在酒店,选择地铁前往,在琶洲或者新港东站下车即可”,同时附上地铁线路图,这样的邀请函相信能给客户留下很好的印象。


 

3. 邀请时间有讲究


 

参展商在某个地区可能有不止一个代理商。那么在邀请这些客户来参观展览的时候,邀请时间就有讲究了,应该尽量将他们的参观时段错开。因为同一个地区的代理商,可能就是直接的竞争对手。为了避免引起尴尬,最好是一个安排在上午会面,另外一个安排在下午。


 

4. 附上展馆平面图


 

邀请函里附上展馆平面图,可以让客户更容易地找到展位。主办方会提供展馆平面图,上主办方的官网下载电子版,自己打印或者拿到纸质的图样进行复印,再附在邀请函里。


 

5. 告之天气情况


 

参观展览的客户来自全世界各地,他们并不熟悉展览所在地的情况。比如说广交会,广州的天气连第一次来的北方人都觉得不习惯。参展商如果能在邀请函里将未来几天详细的天气情况告诉客户,并附上生活上该注意的细节,则显得细心体贴。例如春交会,广州正是绵绵细雨的回南天季节,天气十分的潮湿,在邀请函里就可以提醒客户要多带衣服,防止衣服未干不够穿的情况出现。


 

这样的邀请函,从客户的角度出发,设身处地为客户着想,相信能给客户留下不错的印象,称得上一封好的邀请函。


 

模板1:


 

Dear XXX,


 

How are you?


 

This is XXX from XXX company, specializing in manufacture and sale XXX products, such as : Product A , Product B, Product C, Product D, Product E and so on .


 

Now I am writing for inviting you to have a look at our exhibition stand in Guangzhou, China --The 115th China Import and Export Fair (Canton Fair). Our booth No. is XXX.


 

We will show a great variety of our products here, suitable for worldwide well-known bands. We believe there will be some items attracting you. Meanwhile, I think it will be a good opportunity to communicate with you face to face.


 

If you couldn’t attend this exhibition, welcome to visit our website: www.abcd.com for more details.


 

We sincerely hope to see you at canton fair and look forward to hearing from you soon.


 

Yours sincerely,


 

XXX


 

模板2:


 

Dear XXX,


 

We hereby sincerely invite you to visit our booth at 展馆 from 时间 as the 展会 is coming.

  

Our company is a  professional 产品. We specialize in designing and manufacturing 产品. We constanly update models and develop new products. Providing everycustomer superior quality products at competitive price .

    

It would be a great pleasure to meet you at the exhibition.We expect to establish long-term business relations with your company in future.


 

Exhibition Center : 展馆地址


 

Booth Number : 展位号


 

Date : 时间


 

Yours sincerely,


 

XXX

 
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